Âmbito e compromisso

A Associação Escola Nova Apostólica respeita a privacidade das crianças, alunos, famílias, trabalhadores e demais pessoas com quem se relaciona e assume o compromisso de proteger os seus dados pessoais.

A presente política explica como são recolhidos e utilizados esses dados, com quem podem ser partilhados, os critérios de conservação e os direitos dos seus titulares, no âmbito do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e da legislação portuguesa aplicável.

Aplica-se à Creche Nova Apostólica e à Escola Nova Apostólica, incluindo o pré-escolar, o 1º ciclo do ensino básico, o Centro de Estudos e as atividades e serviços associados. Abrange também os contactos com a instituição, as candidaturas a emprego e a utilização do site.

Responsável pelo tratamento e encarregado de proteção de dados

A entidade responsável pelo tratamento é a Associação Escola Nova Apostólica, com o NIPC 508885159 e sede na Rua de São Gabriel, 157, 2775-743 Carcavelos.

Para assuntos gerais, podem ser utilizados os seguintes contactos:

• Email: geral@escolanovaapostolica.pt
• Telefone: 214 528 370

O encarregado de proteção de dados é Guilherme Ferreira Sobral de Jesus, que pode ser contactado para esclarecimentos sobre esta política ou para o exercício dos direitos relativos aos dados pessoais:

• Email: dpo@escolanovaapostolica.pt
• Telefone: 214 528 370
• Morada: Rua de São Gabriel, 157, 2775-743 Carcavelos, ao cuidado do Encarregado de Proteção de Dados.

Dados pessoais recolhidos e respetiva origem

Crianças, alunos e famílias

A Associação recolhe os dados necessários à resposta a pedidos de informação, marcação de visitas, inscrição, matrícula, prestação de serviços educativos e acompanhamento das crianças e alunos.

Consoante a situação, estes dados incluem identificação, contactos, informação de faturação e pagamentos, assiduidade, avaliação e percurso escolar, autorizações e elementos necessários à organização das atividades e serviços.

São também registadas as pessoas autorizadas a recolher cada criança e, quando necessário, informações sobre responsabilidades parentais ou decisões relevantes para a sua representação e proteção. A identificação das pessoas autorizadas pode ser atualizada por comunicação escrita aos serviços administrativos, respeitando os poderes de representação e as decisões aplicáveis.

Quando necessário ao acompanhamento da criança, são tratados dados sobre a atualização das vacinas, alergias, medicação especial, necessidades educativas e relatórios médicos ou psicológicos pertinentes.

A Associação não solicita a indicação da religião das crianças ou das famílias. As fotografias e os vídeos são tratados nas condições indicadas na secção 6.

Trabalhadores e candidatos a emprego

São tratados dados de identificação e contacto, habilitações, experiência profissional, currículos, informação contratual e remuneratória, assiduidade e elementos necessários ao cumprimento das obrigações laborais, fiscais e de segurança social.

No exercício de funções com contacto regular com menores, são solicitados certificados de registo criminal em cada ano letivo. São igualmente tratadas as fichas de aptidão da medicina do trabalho, com acesso restrito.

Como obtemos os dados

Os dados são recolhidos principalmente junto dos próprios titulares ou dos representantes legais das crianças, através de documentos de inscrição, contactos presenciais, email, telefone e formulários institucionais Microsoft Forms.

A informação escolar pode também ser recebida do estabelecimento anteriormente frequentado. Os relatórios de apoio podem ser entregues pela família ou comunicados por profissionais ou entidades competentes, quando exista fundamento para essa comunicação. Os registos de avaliação, presenças e acompanhamento são produzidos durante a atividade da instituição.

Finalidades e fundamentos do tratamento

A Associação utiliza os dados pessoais para finalidades determinadas, de acordo com o fundamento aplicável a cada situação:

• Pedidos de informação, visitas e preparação de inscrições: responder às solicitações recebidas e realizar diligências pré-contratuais a pedido da pessoa interessada. Nos contactos de caráter geral, o tratamento assenta no interesse legítimo em prestar a resposta solicitada.
• Inscrição, frequência e acompanhamento educativo: cumprir as obrigações legais relativas à organização dos processos, assiduidade, avaliação e apoio educativo, bem como executar o contrato de prestação de serviços quanto aos titulares que nele sejam parte.
• Organização de atividades e comunicação com as famílias: assegurar o funcionamento dos serviços e o acompanhamento solicitado, no âmbito da relação contratual, das obrigações aplicáveis ou do interesse legítimo em organizar a atividade educativa, conforme a situação.
• Entradas, saídas e entrega das crianças: organizar o acesso às instalações e assegurar a entrega a pessoas autorizadas, no cumprimento dos deveres de proteção e do interesse legítimo na segurança das crianças.
• Faturação, pagamentos e apoios: gerir os serviços contratados e cumprir obrigações contabilísticas, fiscais e de comunicação às entidades competentes, incluindo os procedimentos associados à Creche Feliz.
• Gestão de trabalhadores: executar os contratos de trabalho e cumprir as obrigações laborais, fiscais, de segurança social e de segurança e saúde no trabalho.
• Recrutamento: analisar as candidaturas apresentadas e realizar os procedimentos de seleção, a pedido dos candidatos, cumprindo também as obrigações legais associadas ao recrutamento.
• Utilizações facultativas de imagens e conservação de candidaturas para futuras oportunidades: obter consentimento específico para a finalidade comunicada.

Quando seja utilizado o interesse legítimo, o tratamento deve limitar-se ao necessário e respeitar os direitos dos titulares, com especial atenção à proteção das crianças. Os dados de saúde estão ainda sujeitos às condições específicas descritas na secção seguinte.

A informação obrigatória para cumprir uma exigência legal ou prestar um serviço é identificada no momento da recolha. A sua falta pode impedir a realização do procedimento ou a prestação do serviço correspondente. As autorizações facultativas são independentes da inscrição e da frequência da instituição.

Informação de saúde, apoio educativo e psicologia

A informação de saúde e de acompanhamento especializado é utilizada apenas na medida necessária ao cuidado, à segurança e ao apoio da criança ou à intervenção profissional correspondente.

O seu tratamento exige, além de um fundamento geral, uma condição específica prevista no artigo 9.º do RGPD. No acompanhamento por profissional de saúde sujeito a sigilo, aplicam-se as condições próprias da prestação de cuidados. Na saúde dos trabalhadores, são consideradas as obrigações de segurança e saúde no trabalho. Nos restantes casos, quando não exista outra condição legal aplicável, o tratamento depende de consentimento explícito para a finalidade identificada. A celebração do contrato educativo não constitui, por si só, uma autorização geral para utilizar dados de saúde.

O acesso à informação educativa ou de saúde relevante é limitado aos docentes e às restantes pessoas que acompanham a criança e que dela necessitam para as suas funções. A partilha com a equipa educativa abrange apenas os elementos pertinentes para esse acompanhamento.

O apoio psicológico pode resultar de um pedido da família ou de uma proposta da equipa educativa, sendo articulado com os representantes legais. A intervenção está sujeita às regras profissionais de consentimento informado e confidencialidade. Os apontamentos das consultas ficam reservados à psicóloga.

As fichas de aptidão dos trabalhadores são conservadas em arquivo com acesso restrito aos serviços administrativos.

Fotografias, vídeos e comunicação com as famílias

A captação e utilização de imagens das crianças deve respeitar as finalidades e os meios de divulgação identificados na autorização dos respetivos representantes legais.

A instituição utiliza uma autorização anual em papel para as utilizações nela indicadas, designadamente a elaboração e exposição de trabalhos na instituição, reuniões de pais e partilha em grupos de WhatsApp. Esta autorização não abrange automaticamente outras utilizações, como a publicação no site ou nas redes sociais.

Os grupos de WhatsApp utilizados na comunicação com as famílias são criados e geridos pelos docentes. Os conteúdos partilhados ficam acessíveis aos participantes e, consoante o funcionamento do serviço, podem também ficar visíveis os seus contactos e elementos de perfil. Solicita-se aos participantes que respeitem a privacidade das outras famílias e não divulguem fora do grupo imagens ou informações de terceiros sem autorização. As famílias podem também contactar a instituição através dos serviços administrativos, por email ou telefone.

Nas publicações em redes sociais, a instituição adota a prática de ocultar ou desfocar os rostos das crianças. Esta medida não dispensa a proteção de outros elementos que possam permitir reconhecê-las, como nomes, vozes, legendas ou contexto. A divulgação de imagens identificáveis depende de uma autorização adequada à finalidade e ao meio de publicação.

O consentimento pode ser retirado através dos serviços administrativos ou do encarregado de proteção de dados, sem afetar a licitude das utilizações anteriores à retirada. A recusa de uma utilização facultativa de imagens não prejudica a inscrição nem o acompanhamento educativo.

Plataformas e destinatários dos dados

A Associação utiliza serviços e plataformas necessários ao funcionamento da instituição, nomeadamente:

• Inovar+ — InovarAlunos e InovarConsulta: gestão escolar, consulta de informação e faturação;
• InnuxTime: registo de entradas e saídas dos alunos e de assiduidade dos trabalhadores, através de cartão;
• Microsoft Forms, email institucional, Excel e OneDrive empresarial: recolha de pedidos, comunicação, organização e armazenamento de informação;
• WhatsApp: comunicação com as famílias nos grupos geridos pelos docentes;
• Escola Virtual, da Porto Editora: recursos e atividades de aprendizagem;
• ModEB e plataforma Provas IAVE/EduQA: procedimentos relativos às provas ModA do 4º ano.

O processamento salarial é assegurado externamente pela Graficonta e o alojamento do site é fornecido pela Innov4Web.

Consoante a finalidade e apenas na medida necessária, podem ser comunicados dados a:

• Organismos competentes da área da educação, designadamente a Agência para a Gestão do Sistema Educativo, I. P. (AGSE) e o EduQA;
• Segurança Social, incluindo os procedimentos da Creche Feliz;
• Câmara Municipal, no âmbito dos serviços e apoios aplicáveis;
• Autoridade Tributária e Aduaneira, nomeadamente através do ficheiro SAF-T;
• Estabelecimentos de ensino para os quais sejam transferidos os processos dos alunos;
• Seguradoras, contabilista e prestadores de serviços necessários à atividade;
• Entidades responsáveis por atividades e visitas de estudo;
• Fornecedores das plataformas utilizadas e famílias destinatárias de comunicações ou imagens nos canais autorizados;
• Outras autoridades, quando exista obrigação ou solicitação legalmente fundamentada.

Os bancos intervêm na execução dos pagamentos, sem que lhes sejam enviados processos escolares ou listas de alunos para essa finalidade.

Os prestadores que tratem dados por conta da Associação ficam sujeitos às instruções e obrigações de confidencialidade e proteção de dados aplicáveis. Outras entidades podem atuar como responsáveis autónomos pelo tratamento, de acordo com as suas competências e políticas de privacidade.

Armazenamento e segurança

A informação é conservada em papel e em formato digital, incluindo servidores internos e OneDrive empresarial. O acesso é organizado de acordo com as funções e a necessidade de consulta, com restrições específicas para informação de saúde, psicologia e aptidão profissional.

As redes informáticas da instituição encontram-se separadas consoante a sua utilização e os acessos permitidos. A Associação assume o compromisso de aplicar medidas técnicas e organizativas proporcionais aos riscos, para proteger a informação contra acesso indevido, perda, alteração ou divulgação não autorizada.

O registo de ponto e o controlo das entradas e saídas utilizam cartão, sem recolha de dados biométricos. Não existe videovigilância na instituição, gravação de chamadas telefónicas ou monitorização individual dos sites visitados nas redes da escola.

Qualquer suspeita de utilização indevida ou divulgação de dados pode ser comunicada a dpo@escolanovaapostolica.pt.

Tratamentos fora do Espaço Económico Europeu

A utilização de plataformas de fornecedores internacionais pode envolver o tratamento de dados fora do Espaço Económico Europeu, dependendo do serviço e das condições contratadas.

Essas transferências estão sujeitas às condições previstas no RGPD, nomeadamente decisões de adequação ou garantias apropriadas, como cláusulas contratuais-tipo e medidas complementares quando necessárias. Pode ser solicitada ao encarregado de proteção de dados informação sobre os destinos e as garantias aplicáveis, bem como sobre a forma de obter uma cópia dessas garantias.

Conservação dos dados

Os dados pessoais estão sujeitos a prazos e critérios de conservação que dependem da sua finalidade, da relação com a instituição e das obrigações legais ou profissionais aplicáveis. O suporte utilizado, incluindo o email, não constitui motivo para conservar a informação por tempo indeterminado.

Processos e informação escolar: os processos acompanham o percurso dos alunos e são enviados para o estabelecimento seguinte quando aplicável, sem conservação de cópia em papel do processo remetido. Para a informação que permanece nos sistemas da instituição, o prazo de referência é de cinco anos após a saída do aluno, sem prejuízo dos registos sujeitos a obrigações próprias de arquivo, nomeadamente de matrícula, avaliação ou certificação. Esse prazo não justifica manter dados que deixem de ser necessários antes do seu termo.

Documentação contabilística e fiscal: aplica-se, em regra, o prazo de dez anos, contado nos termos legais, sem prejuízo de disposições especiais ou situações que imponham conservação superior, conforme o artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.

Documentação laboral: são respeitados os prazos próprios de cada categoria. Os registos dos tempos de trabalho e os registos legalmente exigidos dos processos de recrutamento estão sujeitos a conservação durante cinco anos, nos termos dos artigos 202.º e 32.º do Código do Trabalho. Este prazo não se aplica indistintamente a todos os documentos dos trabalhadores ou a todos os currículos.

Pedidos de informação e visitas sem inscrição: a conservação acompanha o tratamento e acompanhamento do pedido. Após o encerramento, só se justifica manter os elementos necessários à resolução de questões pendentes, a uma lista de espera acordada ou ao cumprimento de outra obrigação aplicável. Quando exista inscrição, a informação necessária passa a integrar o respetivo processo.

Candidaturas a emprego: os dados são conservados durante a análise e os procedimentos de seleção correspondentes, salvaguardando os registos sujeitos a arquivo obrigatório. A conservação para futuras oportunidades depende de consentimento específico e de um período comunicado ao candidato, sem prejuízo da possibilidade de retirar esse consentimento.

Registos profissionais de psicologia: a conservação obedece às regras profissionais de arquivo e confidencialidade, incluindo o mínimo de cinco anos após a conclusão da intervenção previsto no Código Deontológico da Ordem dos Psicólogos Portugueses, sem prejuízo de outras exigências aplicáveis.

Fotografias e vídeos: a conservação depende da finalidade e do período abrangidos pela autorização. A autorização anual não constitui fundamento para conservação ou reutilização ilimitada.

E-mails, formulários e ficheiros associados: seguem os critérios do assunto ou processo a que respeitam. A existência de várias cópias da mesma informação não altera o respetivo prazo de conservação.

Terminado o prazo ou a necessidade que justifica a conservação, a informação deve ser eliminada de forma segura ou efetivamente anonimizada. Quando exista uma obrigação de arquivo, auditoria ou necessidade de defesa de direitos num processo concreto, podem ser conservados os elementos pertinentes, com acesso limitado, durante o período necessário.

Site, formulários e cookies

O site disponibiliza informação sobre a instituição e acesso a formulários Microsoft Forms associados às contas institucionais. As respostas são recebidas por email e ficam registadas no Forms e no respetivo ficheiro Excel, no ambiente empresarial Microsoft.

A Associação não utiliza ferramentas próprias de contagem de visitas. O funcionamento do site e dos serviços associados pode, contudo, envolver dados técnicos necessários à comunicação e à segurança, como o endereço IP e informações sobre o navegador ou dispositivo.

Os cookies são pequenos ficheiros colocados no dispositivo durante a navegação. A sua utilização e a de tecnologias semelhantes depende das funcionalidades utilizadas, incluindo a apresentação de conteúdos de terceiros, como publicações do Instagram. Os mecanismos que não sejam estritamente necessários dependem de consentimento prévio, nos termos da legislação aplicável.

O site dispõe de uma ferramenta de gestão de consentimento para cookies e serviços associados. Para esclarecimentos sobre os cookies, os fornecedores envolvidos ou a alteração das preferências, pode ser contactado o encarregado de proteção de dados. O navegador permite também controlar ou eliminar cookies, podendo a sua desativação afetar determinadas funcionalidades.

Ao aceder a plataformas externas, como redes sociais ou serviços de formulários, aplicam-se também as informações de privacidade disponibilizadas pelos respetivos fornecedores.

Direitos dos titulares

Nos termos e condições previstos no RGPD, os titulares podem exercer os seguintes direitos:

• Acesso: obter informação sobre o tratamento e aceder aos seus dados;
• Retificação: corrigir dados inexatos ou completar informação em falta;
• Apagamento: solicitar a eliminação quando deixem de existir motivos legítimos para a conservação;
• Limitação: pedir a restrição do tratamento nas situações previstas na lei;
• Portabilidade: receber e transmitir os dados nos casos em que este direito se aplica;
• Oposição: opor-se, por motivos relacionados com a sua situação particular, a tratamentos baseados em interesses legítimos;
• Retirada do consentimento: retirar uma autorização anteriormente prestada, sem afetar a licitude do tratamento anterior à retirada.

O exercício destes direitos pode estar sujeito a limites, nomeadamente quando exista obrigação legal de conservação ou necessidade de defesa de direitos. Qualquer limitação aplicável será explicada na resposta ao pedido.

Relativamente às crianças, os pedidos são apresentados pelos representantes legais, considerando as responsabilidades parentais e a idade e maturidade da criança.

Os pedidos devem ser dirigidos a dpo@escolanovaapostolica.pt ou enviados por correio para a sede, ao cuidado do Encarregado de Proteção de Dados. Pode ser necessária a confirmação proporcional da identidade e dos poderes de representação.

A resposta é prestada, em regra, no prazo de um mês. Quando seja legalmente admissível uma prorrogação, esta é comunicada dentro desse prazo, com indicação dos motivos. O exercício dos direitos é, em regra, gratuito.

Os titulares podem ainda apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), através dos meios disponíveis em www.cnpd.pt. Informação adicional sobre os direitos encontra-se na página da CNPD dedicada aos direitos dos titulares.

Atualização da política

Esta política pode ser atualizada para refletir alterações legislativas, dos serviços ou dos tratamentos de dados. A versão em vigor é disponibilizada no site, com indicação da data de atualização. Sempre que as alterações exijam informação específica aos titulares ou novo consentimento, serão utilizados os meios adequados para esse efeito.

Última atualização: 1 de outubro de 2026.